CMS Desk è' il modulo per la segreteria eventi, realizzato con un interfaccia semplice ed intuitiva con interfaccia (GUI) semplificata in lingua italiana ed inglese, con CMS Desk è possibile operare in segreteria congressuale come se si fosse nella sede centrale, infatti è possibile gestire tutte le fasi operative dell’evento anche da parte di personale esterno; CMS Desk gestisce tutte le iscrizioni già registrate in sede e permette nuove iscrizioni in segreteria, gestisce accompagnatori, corsi e corsi ECM, servizi, hotel, viaggi e trasferimenti. E’ possibile stampare Badge singoli, emettere ricevute ed emettere tutte le stampe operative come rooming list, stampe trasferimenti, stampe viaggi etc. Attraverso sofisticati automatismi permette di trasferire un intero evento ad un pc (fisso o portatile) per la gestione dei partecipanti in segreteria, il personale operativo può continuare ad utilizzare il software nella sede centrale e può effettuare tutte le modifiche necessarie sull'evento esportato, al ritorno in sede i dati della segreteria vengono ritrasferiti e “fusi” con i dati della sede consolidando il lavoro svolto fuori sede.CMS Desk è fornito con licenza illimitata, permette quindi di gestire infinite postazioni in segreteria con relative stampanti, è possibile inoltre gestire più eventi in diverse segreterie nello stesso periodo temporale. Facilità e velocità sia nelle fasi preparatorie sia nelle fasi operative, robustezza e controllo errori sono alcune delle peculiarità del prodotto. Principali funzionalità gestite:
Iscrizioni rapida
permette l'accesso veloce alle funzionalità di iscrizione, con pochi click, è possibile inserire un nuovo partecipante precedentemente non registrato e stampare velocemente il badge e l'eventuale ricevuta di pagamento.
Gestione iscrizioni• Iscrizione della persona con selezione dall’anagrafica partecipante e funzionalità di aggiornamento veloce dell’anagrafica stessa. • Gestione del legame tra partecipante, categoria congressuale e relativa tariffa. • Gestione del Cliente pagante. • Gestione temporale (data inserimento, data variazione e data disdetta). • Funzionalità iscrizione sospesa. • Funzionalità per verifica badge stampato o ancora da stampare. • Funzionalità per la creazione di badge vuoti. • Funzionalità “Query to Word”. • Funzionalità di esportazione/importazione partecipanti. • Evidenziazione delle iscrizioni online (laddove presente il modulo CMSWEB).Iscrizione accompagnatori• Gestione della categoria congressuale e della relativa tariffa di appartenenza. • Gestione del Cliente pagante. • Gestione temporale (data inserimento, data variazione e data disdetta).Iscrizione Corsi e Corsi ECM• Selezione di una o più sessioni ECM. • Gestione della tariffa di appartenenza per singola sessione ECM. • Gestione del Cliente pagante e dell’eventuale Gruppo Aziendale di appartenenza per singola sessione ECM. • Gestione temporale (data inserimento, data variazione e data disdetta) per singola sessione ECM.Iscrizione servizi• Selezione di uno o più servizi (definiti per l’evento) da legare all’iscritto. • Gestione della tariffa. • Gestione del Cliente pagante. • Gestione dell’eventuale Gruppo Aziendale di appartenenza. • Gestione dell’ospite o accompagnatore.Iscrizione Hotel e allotment• Ricerca dell’allotment in base al periodo. • Selezione della tipologia camera e del trattamento. • Gestione “guest” o “full credit”. • Gestione della condivisione camera e dei relativi costi camera. • Gestione real time della reale occupazione. • Gestione Opzioni alberghiere. • Stampa riepilogative di Opzioni. Iscrizione viaggi e transfer• Selezione di uno o più viaggi generali e/o di uno o più trasferimenti generali. • Gestione di viaggi e trasferimenti personalizzati per il singolo partecipante. • Gestione contabile della biglietteria aerea/ferroviaria e trasferimenti.Conto economico• Gestione degli acconti e del saldo con tipo di pagamento e dati del documento. • Stampa delle ricevute Principali stampe:Tutte le stampe operative presenti in CMS Client sia in lingua italiana sia in lingua inglese